Hyresadministration

När fastighetsbeståndet är kartlagt och grunden är lagd är det dags för hyresintäkter. Utgångsläget för många verksamheter är att hyresavtalen ligger i olika system och i olika format. Jämförelser och nyckeltal blir svåra. Därför är det här steget viktigt. Vi tar in alla äldre avtal men i en ny tydlig struktur och lägger grunden för en affärsmässig överblick.

Avtalsmodulen hanterar alla typer av avtal som kräver någon bevakning. Förutom hyresavtal läggs även inhyrningar, tjänsteavtal och leverantörsavtal in här. För hyresdebitering finns alla funktioner för komplex hyresberäkning, elektronisk fakturering och betalning med mera.

 

Behovsanalys

I behovsanalysen av hyresadministrationen går vi igenom alla era förekommande avtalsvillkor och lägger upp beräkningsmallar för dessa. Det gör att ni i fortsättningen kan tillämpa de villkoren bara genom att välja en beräkningsmall. Vi tittar också på er budgetuppföljning där vi hittar de olika intäktsslagen, avtalstyperna, kundtyperna och andra parametrar. Detta blir senare egenskaper som sätts på varje avtal i systemet, så att uppföljningen blir rätt.

I behovsanalysen ingår också att utreda vilka roller och personer som ingår i avtalsadministrationen samt att kontrollera kopplingen till ekonomisystemet. När vi sedan kör igång är det nämligen viktigt att alla processer och system samverkar på bästa sätt.

 

Lösningar i L.E.B Krom

I L.E.B KROM sätts hyresadministrationen upp efter era processer. En vanlig lösning är en kundportal där era kunder ser sina avtal och debiteringar. Hyresadministrationen hanterar alla detaljuppgifter på avtalen, och förvaltarna ser en överblick i diagramform i sin personliga "Dashboard".

Kopplingen till ekonomisystemet görs för överföring av bokförings- eller aviseringsunderlag. Övriga vanliga kopplingar är till Fastighetsägarna Dokument (f.d. Itkett), e-faktura, adress- och kreditkontroll, och liknande. Vi är ganska bra på integrationer så vi lyssnar gärna på era övriga önskemål.

 

Vanliga frågor
  • Hur många avtal kan systemet hantera
    • SVAR: Det högsta kända antalet avtal är 160 000 stycken.
  • Våra förvaltare skriver gärna väldigt speciella villkor, kan systemet hantera det?
    • SVAR: Beräkningsmallarna fungerar som Excel. Går villkoren att skriva i en formel så går det i systemet också. Vi har hittills aldrig stött på ett avtal som inte gått att lägga in.
  • Kan vi använda våra egna dokumentmallar?
    • SVAR: Absolut, det finns en inbyggd koppling till Word för mallhantering
  • Elektronisk signering, fungerar det?
    • SVAR: Ja, via samarbetspartners kan BankID användas.
  • Hur hanterar ni inhyrningar? Vi hyr in delar av vårt bestånd.
    • SVAR: Många av våra kunder hyr in hela eller delar av sitt bestånd. Det hanteras med s.k. Inhyrningsavtal som är en exakt beskrivning av vad som hyrs in, vad det kostar och när det ska omförhandlas. Det finns en koppling mellan in- och uthyrning så att ni inte står med tomma inhyrda ytor. Systemet kan också attestera inkommande hyresavier automatiskt, om de stämmer med uppsatta avtalsvillkor.
  • Kan ett avtal omfatta flera fastigheter, som på våra arrenden?
    • SVAR: Ja. Kopplingen från avtalen till fastighetsstrukturen sätts upp efter behov. Det går att koppla avtal till enskilda hyresobjekt, eller helt fritt till en lista av fastigheter.